Comment mieux gérer les groupes dans votre bar ?

Pour renforcer sa notoriété, votre bar pourrait devenir le nouveau QG incontournable sur votre secteur…Vous y songez mais vous n’avez pas l’approche, l’organisation interne idéale pour franchir le cap. Pour vous, c’est plus sécurisant de gérer les individuels quitte à perdre un précieux chiffre d’affaires…

Les occasions sont nombreuses pourtant d’acquérir de nouveaux clients via des groupes dans votre établissement si vous offrez la possibilité de :

• Assister à un concert 

• Faire des rencontres lors de soirées thématiques 
• Faire des évènements privés : anniversaires ou tout autre évènement amical
• Participer à une soirée jeux
  
  

TastyCloud a interrogé une spécialiste, Clémence Férault la CEO de Booking Shake, sur cette question pour vous accompagner sur l’accueil et la gestion des groupes, mode d’emploi de A à Z garanti !

Clémence, vous êtes spécialisée dans les groupes et les évènements pour les acteurs du secteur avec un logiciel très efficace. Quel constat faites-vous en général dans la gestion quotidienne des groupes dans les bars ?

Constat

La demande de groupes et de privatisations pour les bars est belle et bien là. Cela représente en France des milliers voir des millions de demandes par jour : anniversaire, pot de départ, afterwork, soirée entreprise, mais aussi mariage… Les bars gagnent de plus en plus de terrain sur l’événementiel grâce à leur concept de plus en plus soigné et leur convivialité.

Une activité de groupe est aussi la garantie d’un chiffre d’affaires minimum car vos groupes vont pré-commander des prestations, verser éventuellement un acompte, vous aurez une trésorerie plus prévisible, une gestion des stocks en avance et aussi de votre personnel et de leurs plannings. L’activité de groupe peut vite représenter 50% du CA de votre bar.

Mais accueillir des groupes et des privatisations, ça ne s’improvise pas ! Et c’est là que les bars peuvent montrer des signes de faiblesses. Heureusement, on peut toujours s’améliorer et je vais vous expliquer comment.

Comment capter des demandes ?

Il est indispensable d’avoir un site internet attractif avec un formulaire de réservation. En tant que bar vous n’êtes pas joignable sur des horaires conventionnelles. Evitez à votre client de jouer au chat et à la souris avec vous. Le formulaire de réservation comme celui que nous proposons chez Booking Shake lui permettra de faire sa demande en autonomie et vous de la gérer quand vous serez disponible.

Revenons maintenant à votre site, il faut absolument prévoir une section sur le fait que vous accueillez des groupes et des événements pour que les clients soient au courant que c’est possible. Dans cette section : 

• Décrivez vos espaces avec des photos vides de monde et des photos avec du monde (photo professionnelles)
• Expliquez le matériel à disposition et si on peut y danser ou pas
• Mettez en avant des formules de groupe.

Et pourquoi pas dans votre établissement, prévoir un petit affichage pour informer que l’on peut vous solliciter pour son événement avec un QR code vers le formulaire de réservation.

Bien entendu, même chose sur vos réseaux sociaux, Google my business,... rendez visible votre activité de groupe !

Vous vous demandez quels sont tous les canaux possibles pour attirer de nouveaux clients groupes, je vous dis tout dans : Le Top 9 des Sources de Demandes pour votre Lieu Évènementiel.

Quelles étapes sont indispensables à mettre en place ?

Étape 1 : Créer une offre

Je viens de mentionner juste au dessus les “formules de groupe”. Si vous voulez avoir une activité pérenne, vous devez mettre en place des formules avec un prix par personne.

Vous gagnerez beaucoup de temps, vous aurez calculé vos marges de rentabilité et enfin quel confort pour le client plutôt que de lui dire : “Vous voulez quoi ?” et qu’il vous réponde : “Je ne sais pas, vous proposez quoi ?”...

Prévoyez par exemple 3 formules :

• 1 avec des boissons uniquement
• 1 avec des boissons et des choses à manger - format apéritif
• 1 avec des boissons et des choses à manger - format soirée entière
  

Vous n’avez rien à manger ? Faites un partenariat avec un traiteur, un boulanger, une pizzeria, un food truck… Choisissez un partenaire fiable (qui n’oublie pas de vous livrer…), dont la nourriture est bonne (un estomac de client bien rempli est un client ravi) et des choses faciles à manger debout.

Étape 2 : Créer des règles

Pour que le client soit rassuré de votre professionnalisme mais que vous garantissez aussi que cette activité de groupe ne devienne pas un fisco financier et opérationnel, vous devez fixer des règles (comme vous l’avez fait pour votre activité de clientèle individuelle d’ailleurs). 

Bien sûr, je vais tout vous expliquer : 

• Fixer un minimum de consommation au client (ou rendre le choix d’un formule obligatoire) pour être rentable, 
• Demander un acompte ou une caution par CB en ligne pour garantir la venue des clients (voici un article complet sur le sujet) et avoir zéro noshow.
• Envoyer un email au client avec les détails de votre accord (voir un devis à signer),
• Prévoir un brief pour vos équipes opérationnelles afin qu’ils connaissent les détails confirmées entre vous et le client et que la soirée se passe comme prévu.
  
  

Étape 3 : Suivre le client

Vous pensez que comme c’est le client qui a un besoin, c’est à lui de vous solliciter pour finaliser les détails de son événement ?

Certains le feront et beaucoup d’autres abandonneront pour finalement le faire ailleurs, voir chez eux…

Le suivi client, c’est votre arme secrète pour convertir un maximum de demandes en réservations garanties. 

Et voici les quelques étapes de suivi que vous pouvez faire pour être le bar préféré de vos clients : 

• Répondre dans les 12h après avoir reçu une nouvelle demande (le moins, le mieux).
• Une fois que vous avez envoyé un email avec votre proposition, relancer le client quelque jour après pour savoir s’il l’a bien reçu, s’il a des questions et s’il souhaite confirmer.
• Une fois que la réservation est confirmée, envoyez un email de rappel quelques jours avant la date de l’événement pour que le client ait bien tout en tête.
• Après l’événement, envoyez un email de satisfaction pour faire augmenter votre note Google Map ou même avoir des retours et vous améliorer au fur et à mesure.
  

Comment s’organiser ?

Après avoir lu ces quelques premiers points vous pouvez vous sentir un peu dépassé par ce que la gestion des groupes demande comme attention.

C’est pourquoi j’ai cofondé Booking Shake ! Trop souvent témoin du manque de moyen des bars pour gérer sereinement leurs demande de groupe, j’ai voulu rassembler au sein d’un espace unique : 

• Un formulaire de demande à plugger sur votre site et réseaux,
• la réception des nouvelles demandes dans un espace partagé par toute l’équipe,
• Un outil de caution en ligne par CB (pour les clients de Booking Shake, le noshow représente moins de 1% par an )
• Une messagerie
• Un outil de devis simple comme bonjour
• Une vue calendrier mois, semaine et jour pour planifier son occupation

Équipé d’un outil adapté, toute cette organisation gargantuesque disparaît et les utilisateurs de Booking Shake affirment avoir gagné au moins 50% de temps de gestion des groupes !

N’hésitez pas à vous rendre sur notre site web pour demander une démo.

L’impact sur le personnel :

Lorsque nous équipons un établissement de Booking Shake, les équipes me disent souvent : “Olala c’est incroyable notre vie va changer !”

Une activité de groupe mal organisée peut avoir un impact désastreux sur le bien-être de vos équipes qui seront complètement surmené et finiront surement par aller voir ailleurs.

À l’inverse une équipe qui a les bons processus et les bons outils se sentira en maîtrise, valorisée (son travail mérite un outil) et responsabilisée.

Enfin la bonne communication interne permise via un outil est la garantie de service sans accrochage. Les clients seront ravis, les employés seront fiers et dormiront sur leur 2 oreilles.

Avec une pénurie récurrente de personnel, quels sont les déficits pour les exploitants de bar pour gérer les groupes ?

• Une réponse efficace et rapide aux demandes avec une personne dédiée : les demandes entrantes qui génèrent du CA méritent mieux que l’amateurisme
• D’établir une proposition ou des devis rapidement pour les groupes en demandes
• De suivre les réservations et s’assurer 0 bug le Jour J
• De mettre en place une relance quelques jours avant pour éviter les noshow : nécessité de faire une caution pour éviter cet écueil, faire de la pédagogie sur ce process à son personnel
• De mettre en place une bonne organisation pour accueillir ; les process doivent être clairs pour les clients et le personnel; donner des règles aux clients montre son professionnalisme (fiche de fonction !)
• De fidéliser ses groupes 
• De vendre plus mais comment : gagner du temps sur la relation client, sur la création d’une carte spécifique, le suivi des clients avec un appel

Avec les nombreux conseils apportés par Clémence Férault, vous disposez maintenant d’un plan d’action efficace pour accueillir et reçevoir des groupes dans votre établissement.

Vous pouvez mesurer le gain de temps et les retombées financières en gérant différemment cette cible.

Sur place, il vous restera donc à optimiser la mise en avant de votre carte pour vendre plus, avec le menu sur tablette ou QR code auprès du groupe. Vous pourrez fluidifier le service et laisser vos équipes apporter des conseils aux clients. C’est dans ces conditions que vos ventes F&B vont s’envoler, plus de convivialité, plus de temps passé par le groupe et plus de ventes additionnelles.

Avant l’arrivée du groupe, vous pouvez aussi partager un lien vers votre Click & Collect : un autre canal pour avoir une visibilité anticipée sur votre chiffre d’affaires, vos achats et l’organisation de votre staff. Pensez-y avec la solution de TastyCloud vous donnez à vos clients le moyen de commander jusqu’à 30 jours avant leurs venues sur place.