La digitalisation a été une composante majeure dans la mutation du secteur de l’hôtellerie restauration ces derniers mois. À ce titre, TastyCloud a interviewé Julien Younes, Customer Success Manager chez Pennylane, la solution pionnière qui réconcilie comptabilité et gestion financière pour savoir notamment si la vente en ligne a impacté la gestion financière et administrative des entreprises. Dans un contexte si difficile, avoir une vue globale et complète sur sa gestion est cruciale pour anticiper et prendre les bonnes décisions à temps.
Julien, peux-tu nous présenter Pennylane en quelques mots ?
Bien entendu ! Pennylane, c’est à la fois de l’humain, et de la technologie.
Côté technologie, nous développons une plateforme de comptabilité et de gestion financière. Pennylane permet aux entrepreneurs de gérer leurs achats, ventes, trésorerie et de tenir leur comptabilité : tout cela au même endroit !
Côté humain, on permet aux dirigeants de collaborer plus efficacement avec leur expert-comptable en travaillant sur un même outil. On a commencé comme cabinet d’expertise comptable et aujourd’hui, on travaille avec une cinquantaine de cabinets partenaires qui partagent notre état d’esprit : ils sont réactifs, digitalisés, spécialistes de plusieurs secteurs… Ce réseau de partenaires nous permet, quand le dirigeant n’a pas déjà son propre expert-comptable, de le mettre en relation avec celui qui saura le mieux l’accompagner.
Il y a deux avantages principaux à tenir sa comptabilité au fil de l’eau.
Le premier : c’est bien plus fluide de collaborer avec son comptable de cette façon ! Avec la comptabilité “au fil de l’eau” par exemple, les justificatifs manquants sont immédiatement identifiés et le dirigeant n’a pas besoin de retourner toutes ses archives pour les retrouver.
Pennylane automatise en grande partie la récupération de ces justificatifs, que ce soit par mail, via Google Drive ou l’extranet des fournisseurs, ou encore via notre application, c'est très pratique pour prendre en photo les factures et les ajouter directement à son compte. Cette récupération automatique des justificatifs évite aussi que le travail soit fait deux fois, par le dirigeant et son expert-comptable, puisque l’un et l’autre ont accès à ces informations sur Pennylane.
Le deuxième avantage, c’est que cette comptabilité en temps réel permet de prendre de meilleures décisions pour son entreprise. Avec leur comptabilité “au fil de l’eau”, les restaurateurs ont accès à tout moment à l’état financier réel de leur établissement. Ainsi, ils s’appuient sur des données à jour et fiables pour prendre leurs décisions.
Par exemple, Billy Pham, le co-fondateur et gérant du groupe Bao Family, suit sa comptabilité en temps réel. Il explique que cela lui permet “[de voir] rapidement ce qui est rentable ou non et [d’avoir] une visibilité des dépenses au jour le jour.”
Avec la réouverture des restaurants qui approche, il y a deux éléments majeurs à bien anticiper. Tout d’abord, il faut bien se préparer au retour des clients en salle. Cela signifie réintégrer les salariés, notamment les serveurs, et faire un prévisionnel de chiffre d’affaires sur place.
La bonne pratique est de réaliser 3 prévisionnels, du plus au moins optimiste. L’objectif de ces prévisionnels est de les confronter au coût des salaires et de déterminer s’il est rentable, ou non, de proposer un service en salle dès la réouverture.
Un autre point d’attention à garder en tête : la charge de travail des cuisiniers si vous comptez faire cohabiter service en salle et livraison/service à emporter.
Si vous rouvrez votre salle tout en continuant de proposer de la vente à emporter, vous aurez besoin de comprendre laquelle de ces options est la plus rentable afin de bien allouer vos ressources.
Si vous êtes à la recherche de conseils pour optimiser le temps passé sur la gestion et la comptabilité de votre restaurant, je viens justement de publier ce guide : La comptabilité pour les restaurateurs. Guide pratique pour que vous n’y passiez plus vos nuits et dimanches après-midis.